Zorganizowanie eventu wiąże się z koniecznością poniesienia sporych kosztów, można jednak je obniżyć, świetnym przykładem będą konferencję online. Mogą one odbyć się zdalnie, co stanowi duże udogodnienie. Umożliwiają także dotarcie do szerokiego grona odbiorców. Wystarczy pamiętać o kilku istotnych kwestiach, aby można było mówić o udanej konferencji przez internet.
Od czego zacząć przygotowania do konferencji online?
Konferencje online (np. takie https://streaming-warszawa.pl/firma-uplive/oferta/eventy-i-konferencje/) muszą zostać szczegółowo zaplanowane, aby wszystko przebiegło zgodnie z oczekiwaniami. Znaczenie mają nawet drobne detale, aby nie zostać niczym zaskoczonym podczas wydarzenia. Określić trzeba tematykę konferencji, grupę docelową, cel eventu itd. Niezbędne staje się także oszacowanie kosztów, obliczenie budżetu potrzebnego do zorganizowania całego przedsięwzięcia. Warto stworzyć scenariusz, aby o niczym nie zapomnieć i móc wszystko przekazać. Zdarza się, że nie ma wystarczającej ilości wolnych środków do dyspozycji. W takim przypadku dobrym rozwiązaniem staje się rozejrzenie za sponsorami konferencji.
W celu zorganizowania konferencji istotne jest wybranie odpowiedniego pomieszczenia. Dobry pomysłem będzie wynajęcie specjalnego studio, sali konferencyjnej. Miejsce musi być przystosowane do organizowania tego typu eventów, przede wszystkim pod kątem technicznym. To właśnie ze studio będzie można wszystko nadzorować, czuwać nad prawidłowym przebiegiem wydarzenia. Stanie się to także miejscem do przeprowadzania prezentacji przez prelegentów, dlatego muszą mieć oni zapewnione odpowiednie warunki. Bardzo ważne jest sprawdzenie czy sprzęt działa. Zawsze warto też mieć zapasowy na wszelki wypadek. Przyda się także interaktywne tło w postaci green screena lub duży ekran LED.
O czym należy pamiętać?
Osoby chcące zorganizować konferencję online będą potrzebować odpowiedniej platformy, która umożliwi transmisję na żywo. Podstawą jest oczywiście umożliwienia słuchania tego, co mówią prelegenci i zadawanie im pytań. Jeśli jednak konferencja ma być ciekawa, to istotne staje się zaangażowanie odbiorców. Najlepiej będzie wobec tego wybrać platformę zapewniającą szereg interaktywnych funkcji. Godne polecenia są wirtualne pokoje rozmowy w kameralnym gronie. Sprawdzi się dobrze połączenie bezpośrednie, czyli twarzą w twarz. Można zdecydować się na czat pozwalający na komentowanie tego, o czym jest aktualnie mowa podczas wykładów.
Warto pomyśleć także o rozmaitych grach, konkursach, quizach. Wszystko to może odbywać się w czasie rzeczywistym. Pamiętać trzeba oczywiście o tym, aby mieć pod ręką zespół techniczny. Pomoże on nie tylko w prawidłowym ustawieniu całego osprzętu i obsługiwaniu go, ale zapewni także wsparcie w razie pojawienia się problemów w trakcie eventu. Nie można zapomnieć również o promowaniu konferencji online, przykładowo za pomocą social mediów. Świetnie sprawdzi się także rozesłanie maili do osób rzeczywiście zainteresowanych wydarzeniem. Prelegenci także mogą zaprosić różne osoby, jednocześnie skłonić uczestników do udziału.
