KSeF zmienia fakturowanie - co powinni wiedzieć przedsiębiorcy i księgowi

W Kielcach i w całej Polsce nadchodzi zmiana, która przebuduje codzienną pracę działów księgowych i biur rachunkowych. Krajowy System e-Faktur ma uprościć wystawianie dokumentów, ograniczyć błędy i dać stały dostęp do faktur przez lata. Przedsiębiorcy powinni zacząć planować wdrożenie oraz sprawdzić swoje programy księgowe i procedury.

• Jak działa KSeF i jakie przynosi ułatwienia
• Co ta zmiana oznacza dla firm z Kielc i jak się przygotować

Jak działa KSeF i jakie przynosi ułatwienia

Krajowy System e-Faktur - w skrócie KSeF - ma zjednoczyć obieg dokumentów sprzedażowych w jednym formacie i miejscu. Dokumenty będą dostępne centralnie, co eliminuje konieczność samodzielnego archiwizowania papierów i zmniejsza ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych. System zapewnia przechowywanie faktur przez 10 lat oraz możliwość wystawiania ich za pośrednictwem programów finansowo-księgowych albo bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów.

Dla firm znaczące jest przyspieszenie zwrotu VAT z 60 dni do 40 dni, co może poprawić płynność finansową. Ministerstwo Finansów udostępnia dwie opcje bezpłatne - Aplikację Podatnika KSeF dostępną online oraz Aplikację Mobilną KSeF, z których można korzystać bez instalacji dodatkowego oprogramowania księgowego.

Co ta zmiana oznacza dla firm z Kielc i jak się przygotować

Obowiązek etapowego przejścia na KSeF został rozpisany w harmonogramie. Pierwszy etap dotyczy firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT) i zaczyna się 1 lutego 2026 r. Pozostałe przedsiębiorstwa przechodzą na system od 1 kwietnia 2026 r.

Lokalne biura rachunkowe i działy księgowe warto, żeby podjęły kilka praktycznych kroków już teraz:

• sprawdzić kompatybilność używanego programu księgowego z KSeF i umówić się na aktualizację,
• przetestować Aplikację Podatnika KSeF lub Aplikację Mobilną KSeF, by poznać interfejs i procedury wysyłki faktur,
• skonsultować z doradcą podatkowym wpływ zmian na procedury rozliczeń i archiwizacji,
• poinformować kontrahentów i przygotować wewnętrzne instrukcje obsługi nowych dokumentów.

Ministerstwo Finansów publikuje szczegóły techniczne i instrukcje wdrożeniowe, warto z nich korzystać przy planowaniu prac.

Firmy z Kielc mogą odczuć korzyści w postaci prostszej obsługi dokumentów i szybszych zwrotów podatku, ale potrzebne będą działania organizacyjne i szkolenia pracowników, by przejście przebiegło bez zakłóceń.

Przygotowanie teraz pomoże uniknąć pośpiechu przed terminem i zmniejszy ryzyko błędów oraz przestojów w rozliczeniach.

na podstawie: Urząd Wojewódzki.