Jak ograniczyć ryzyko sporów z kontrahentami już na etapie współpracy?

Spory między przedsiębiorcami nie zawsze wynikają z celowego niewykonania zobowiązań. Często ich przyczyną są nieprecyzyjne ustalenia, różne rozumienie zakresu obowiązków, opóźnienia w komunikacji albo brak odpowiednich procedur na wypadek problemów. Ryzyko konfliktu można ograniczać już od początku współpracy, odpowiednio regulując jej zasady i dokumentując najważniejsze ustalenia.

Dokładne określenie warunków umowy

Jednym z podstawowych elementów ograniczających ryzyko sporu jest precyzyjna umowa. Powinna ona możliwie jasno określać, do czego zobowiązuje się każda ze stron, w jakim terminie oraz na jakich zasadach ma nastąpić rozliczenie.

Szczególne znaczenie może mieć dokładne opisanie przedmiotu umowy. Ogólne określenia dotyczące wykonania usług, dostawy produktów czy realizacji określonego projektu mogą prowadzić do sytuacji, w której strony inaczej rozumieją zakres swoich zobowiązań.

W zależności od rodzaju współpracy w umowie można określić między innymi:

• zakres obowiązków każdej ze stron, terminy realizacji, sposób odbioru prac lub dostaw, zasady płatności, odpowiedzialność za opóźnienia lub nieprawidłowe wykonanie umowy, warunki dokonywania zmian oraz zasady zakończenia współpracy.

Istotne jest również wskazanie, w jaki sposób mają być zatwierdzane dodatkowe prace lub zmiany zakresu zamówienia. Pozwala to ograniczyć późniejsze wątpliwości dotyczące tego, które świadczenia były objęte pierwotnym wynagrodzeniem, a które stanowiły dodatkowe zamówienie.

Weryfikacja wiarygodności kontrahenta

Ryzyko konfliktu może być związane nie tylko z treścią umowy, ale również z sytuacją samego kontrahenta. Dlatego przed rozpoczęciem współpracy znaczenie może mieć podstawowa weryfikacja potencjalnego partnera biznesowego.

W praktyce sprawdza się między innymi, czy przedsiębiorca rzeczywiście prowadzi działalność, kto jest uprawniony do jego reprezentowania oraz czy osoba podpisująca umowę posiada odpowiednie umocowanie. W przypadku spółek istotne mogą być również informacje dotyczące sposobu ich reprezentacji.

Przy większych lub długoterminowych kontraktach znaczenie może mieć również ocena stabilności kontrahenta oraz jego dotychczasowej działalności. Sama weryfikacja nie eliminuje ryzyka gospodarczego, ale może pomóc wcześniej zauważyć okoliczności wymagające dodatkowego zabezpieczenia współpracy.

Jasna komunikacja i bieżące monitorowanie współpracy

Nawet szczegółowa umowa nie przewidzi wszystkich sytuacji, które mogą pojawić się podczas realizacji kontraktu. Duże znaczenie ma dlatego regularna komunikacja między stronami.

Najważniejsze ustalenia dotyczące zmian terminów, zakresu prac, dodatkowych kosztów czy sposobu wykonania zobowiązania mogą być dokumentowane w formie pisemnej lub elektronicznej. Dzięki temu łatwiej później ustalić, co rzeczywiście zostało uzgodnione.

Warto również na bieżąco kontrolować realizację istotnych etapów współpracy. Jeżeli jedna ze stron zauważy opóźnienie albo inne nieprawidłowości odpowiednio wcześnie, często możliwe jest wyjaśnienie sytuacji jeszcze zanim doprowadzi ona do poważniejszego konfliktu.

Znaczenie ma również szybkie zgłaszanie zastrzeżeń. Długotrwałe tolerowanie nieprawidłowości może utrudnić późniejsze ustalenie, jaki był rzeczywisty przebieg współpracy i czego strony od siebie oczekiwały.

Ustalanie procedur rozwiązywania sporów

Nie każdy problem dotyczący realizacji umowy musi od razu prowadzić do formalnego sporu. Strony mogą wcześniej określić procedurę postępowania w przypadku pojawienia się rozbieżności.

Może ona przewidywać na przykład obowiązek zgłoszenia problemu drugiej stronie, określony termin na przedstawienie stanowiska czy przeprowadzenie rozmów pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za realizację kontraktu.

W bardziej złożonych relacjach biznesowych można również określić kolejne poziomy rozwiązywania problemu, np. rozpoczęcie rozmów przez osoby prowadzące projekt, a następnie przekazanie sprawy osobom decyzyjnym po obu stronach.

Umowa może też regulować sposób rozstrzygania sporów, których strony nie będą w stanie rozwiązać samodzielnie. W zależności od charakteru współpracy możliwe jest między innymi wykorzystanie negocjacji, mediacji, postępowania przed sądem powszechnym albo – jeżeli strony tak uzgodnią – arbitrażu.

Wykorzystanie zabezpieczeń prawnych i finansowych

W niektórych umowach samo określenie obowiązków stron może okazać się niewystarczające. Szczególnie przy kontraktach o dużej wartości stosuje się dodatkowe mechanizmy mające ograniczyć skutki niewykonania lub niewłaściwego wykonania zobowiązania.

Jednym z takich mechanizmów mogą być kary umowne, stosowane w określonych sytuacjach przewidzianych w umowie. Ich konstrukcja powinna odpowiadać charakterowi zobowiązania i nie może zastępować precyzyjnego określenia obowiązków stron.

W praktyce gospodarczej wykorzystywane są również inne formy zabezpieczeń, takie jak gwarancje, poręczenia, zaliczki, zadatki, płatności etapowe czy zatrzymanie określonej części wynagrodzenia do czasu prawidłowego zakończenia danego etapu prac.

Dobór zabezpieczenia zależy przede wszystkim od rodzaju kontraktu, jego wartości, czasu trwania oraz ryzyka związanego z niewykonaniem zobowiązania. Nie każde rozwiązanie będzie więc odpowiednie w każdej relacji biznesowej.

Szkolenia i podnoszenie świadomości zespołu

Ryzyko sporu może powstać również na etapie codziennego wykonywania umowy. Osoby prowadzące projekt, kontaktujące się z kontrahentem albo zatwierdzające dodatkowe prace powinny znać podstawowe zasady wynikające z zawartego kontraktu.

Problem może pojawić się na przykład wtedy, gdy pracownik bez odpowiednich uprawnień zaakceptuje zmianę zakresu prac albo potwierdzi warunki, które nie były wcześniej przewidziane. Dlatego znaczenie ma jasne określenie kompetencji poszczególnych osób uczestniczących we współpracy.

Przy większych projektach przydatne mogą być również wewnętrzne procedury dotyczące dokumentowania ustaleń, akceptowania zmian czy zgłaszania problemów. Dzięki temu sposób postępowania nie zależy wyłącznie od indywidualnych decyzji poszczególnych pracowników.

Podsumowanie

Ograniczenie ryzyka sporów z kontrahentami zaczyna się jeszcze przed podpisaniem umowy i trwa przez cały okres jej wykonywania. Precyzyjne zasady współpracy, weryfikacja kontrahenta, dokumentowanie ustaleń, odpowiednia komunikacja oraz wcześniejsze określenie sposobu reagowania na problemy mogą zmniejszyć liczbę sytuacji prowadzących do konfliktu.

Nie oznacza to, że każdy spór można wyeliminować. Dobrze uporządkowana współpraca pozwala jednak ograniczyć niejasności i ułatwia ustalenie praw oraz obowiązków stron, gdy pojawią się rozbieżności.

Więcej praktycznych porad prawnych można znaleźć na stronie kwkr.pl.