Rejestracja do lekarza w końcu bez porannego stresu. Kielecka Medica nawiązuje współpracę z EasyCall

Podstawowa opieka zdrowotna rządzi się swoimi, niezwykle brutalnymi prawami matematyki. Kielecka placówka MEDICA – Przychodnia Rodzinna, dbająca o zdrowie mieszkańców miasta i okolic, codziennie mierzy się z tym samym zjawiskiem. Kiedy wybija godzina otwarcia, następuje tzw. „fala uderzeniowa” – dziesiątki osób w tej samej minucie próbują połączyć się z rejestracją. Tradycyjne linie telefoniczne natychmiast się zapychają, a pacjenci skazani są na loterię i sygnał zajętości. Aby rozbić to organizacyjne wąskie gardło i ułatwić chorym dostęp do lekarzy, zarządcy przychodni oficjalnie rozpoczynają współpracę z dostawcą technologii głosowych, spółką EasyCall.

Zamiast ciągłego pikania w słuchawce – pewność połączenia

Sezon infekcyjny bezlitośnie obnaża braki przestarzałych central telefonicznych. W tradycyjnym modelu logistycznym nie ma fizycznej możliwości, by zespół złożony z dwóch czy trzech osób za ladą obsłużył nagły, poranny pik połączeń i jednocześnie zarządzał kolejką w rejestracji w przychodni. Nawet największe zaangażowanie pracowników nie rozciągnie doby i nie sprawi, że linia przyjmie kilkadziesiąt rozmów jednocześnie. Dla pacjenta, który potrzebuje pilnej wizyty internistycznej czy zwolnienia L4, oznacza to nerwowe wybieranie numeru po kilkadziesiąt razy z rzędu. A to powoduje błędne koło zarówno dla samego pacjenta, jak i rejestratorek.

Rozwiązaniem tego problemu nie jest jednak przygotowywanie kolejnych etatów, ale mądra automatyzacja pierwszej linii kontaktu. Wdrażając inteligentny voicebot medyczny, kielecka Medica zdejmuje z pacjentów konieczność “walki” o miejsce na infolinii. Cyfrowy asystent od ręki przyjmuje połączenia, całkowicie eliminując frustrujące odrzucenia z powodu zajętej centrali.

Codzienna wygoda zamiast czekania. Sześć realnych korzyści dla pacjentów z obsługi przez voicebota medycznego

Technologia wdrożona w kieleckiej przychodni to nie tylko narzędzie dla administracji, ale przede wszystkim potężne ułatwienie dla samych dzwoniących. Przekazanie obsługi wirtualnemu asystentowi medycznemu sprawia, że pacjent zyskuje pełną kontrolę nad swoim procesem leczenia, nie ruszając się z domu:

• nie musisz już czekać, aż ktoś w przychodni znajdzie chwilę, by odebrać telefon. Od ręki sprawdzisz wolne terminy, umówisz się na konkretną godzinę lub sprawnie przełożysz spotkanie na inny dzień.
• zapotrzebowanie na przedłużenie e-recepty zgłosisz błyskawicznie i wygodnie, omijając konieczność osobistego pojawienia się w placówce.
• koniec z nerwowym pilnowaniem kalendarza. System sam do Ciebie zadzwoni, z wyprzedzeniem przypominając o zaplanowanych badaniach czy konieczności odbioru wyników.
• jeśli lekarz nagle zachoruje lub sprzęt ulegnie awarii, asystent natychmiast wyśle Ci powiadomienie o odwołaniu wizyty, oszczędzając czas i niepotrzebną podróż do przychodni.
• wywiad medyczny potrzebny do wzięcia udziału w programie Bilans Zdrowia przeprowadzisz w formie krótkiej, zdalnej rozmowy, bez konieczności wypełniania stosu papierowych ankiet w poczekalni.

Kielecka Medica udowadnia, że szacunek w obliczu choroby zaczyna się już przy pierwszym sygnale w słuchawce. Dzięki temu, że voicebot medyczny przejmuje rutynowe zadania , przychodnia udrażnia kolejki i daje swoim rejestratorkom cenną przestrzeń, by z pełną empatią mogły zająć się pacjentami, którzy zjawiają się w placówce osobiście.

Pacjenci coraz częściej akceptują automatyczną obsługę, jeśli oszczędza im czas

Kilka lat temu automatyczna rozmowa telefoniczna kojarzyła się głównie z infoliniami banków lub operatorów telekomunikacyjnych. W ochronie zdrowia oczekiwania pacjentów są inne. Liczy się przede wszystkim możliwość szybkiego załatwienia sprawy bez wielokrotnego wybierania numeru i oczekiwania na połączenie.

Powód jest prosty. Według danych Narodowego Funduszu Zdrowia w 2024 roku w całym systemie ochrony zdrowia przepadło ponad 1,35 mln umówionych konsultacji. W samej kardiologii było to blisko 300 tys. niewykorzystanych wizyt. Każdy termin, który uda się szybko zwolnić i ponownie udostępnić, zwiększa szansę, że skorzysta z niego kolejny pacjent.

Automatyzacja nie zastępuje kontaktu z personelem medycznym. Przejmuje jedynie powtarzalne czynności administracyjne, takie jak potwierdzenie obecności, zmiana terminu czy zgłoszenie rezygnacji. Dzięki temu pracownicy rejestracji mogą poświęcić więcej czasu osobom wymagającym indywidualnej pomocy, a telefoniczna obsługa pacjentów staje się dostępna również w okresach największego obciążenia.

Rosnące zainteresowanie takimi rozwiązaniami pokazuje również rynek. Technologie oparte na voicebotach medycznych wdrażają zarówno pojedyncze przychodnie, jak i duże szpitale, a podobny model komunikacji rozwijany jest również na poziomie ogólnokrajowym. To sygnał, że automatyzacja rejestracji przestaje być eksperymentem i staje się jednym z elementów cyfryzacji ochrony zdrowia.